Una delle convinzioni più diffuse relative al Public Speaking è che tutto possa risolversi in una semplice esposizione di dati e informazioni. Mettere insieme le conoscenze e limitarsi alla loro semplice presentazione è solo uno dei requisiti minimi.
Secondo il mio personale parere il trainer riveste un ruolo importante in quanto si fa carico di un compito estremamente importante: trasferire realmente le nozioni che sono oggetto della sua lezione. Ora, questo concetto è estendibile anche a chi si occupa di vendita e si rivolge a più persone contemporaneamente o a chi deve rivolgersi ad un vasto pubblico. In altre parole, i consigli del presente articolo sono rivolti a tutti coloro hanno l’interesse a coinvolgere chi li ascolta.
La preparazione tecnica di chi entra in aula è fondamentale e potrebbe anche essere più sufficiente: vi sono docenti talmente preparati che, anche essendo poco comunicativi, riescono a conquistare l’aula.
Ma immaginate come potrebbe essere apprezzato un trainer che oltre ad essere preparato riesce anche a comunicare in maniera eccellente. In un precedente articolo ho parlato di empatia e di come sia possibile crearla in un rapporto tra due persone (Empatia e Rispecchiamento). Un docente che vuole anche comunicare in maniera eccellente deve fare un ulteriore passo: stabilire empatia con più persone contemporaneamente.
Parlare in pubblico o trasferire concetti ad un vasta platea richiede abilità e una particolare attitudine mentale. Questo non vuol dire che è un ruolo destinato a pochi, ma che richiede lo sviluppo di particolari capacità. Per “parlare in pubblico” non intendo la semplice esposizione e il commento di diapositive elettroniche, non mi riferisco al semplice trasferimento di nozioni.
Un buon trainer è colui che riesce a catturare l’attenzione di chi lo ascolta trasferendo realmente le nozioni che espone.
Il trainer generalmente presta attenzione al feedback dell’aula adattandosi ad essa in tempo reale. Ha in mente l’obiettivo, è sempre centrato sul bersaglio ma allo stesso tempo è in grado di cambiare le strategie non efficaci. Se si rende conto che un argomento abbassa il livello dell’attenzione o il suo modo di fare non è efficace, cambia piano di azione improvvisando una nuova strategia.
L’apprendimento si svolge su un livello emotivo oltre che razionale. Quindi è importante anche rendere ludica l’esposizione e “rompere gli schemi”.
Per esposizione ludica non intendo dire che il docente deve trasformarsi in un cabarettista, ma rompere gli schemi con qualche battuta ad effetto aiuta a risollevare il livello dell’attenzione quando è in fase calante. Un’eccessiva serietà rischia di pregiudicare l’apprendimento. Prepararsi in anticipo qualche battuta relativa alla lezione può rivelarsi un ottimo strumento per migliorare la propria esposizione. Chiaramente deve essere collegata al contesto ed espressa al momento giusto.
Fondamentali sono i break soprattutto nelle giornate full immersion. È consigliabile intervallarle con delle piccole pause e generalmente mai superare l’ora e mezza di esposizione in quanto la concentrazione di chi vi ascolta tende a calare. In realtà non vi sono dei tempi rigidi a cui attenersi ma un occhio attento si regola in base al dell’aula. È molto meglio fare 5 minuti di break piuttosto che avere di fronte gente assente (mentalmente).
Un altro punto importante inerente l’attenzione sono le dimostrazioni. Diventano fondamentali soprattutto durante esposizioni troppo tecniche che potrebbe causare cali di concentrazione. Se riuscite a preparare un serie di dimostrazioni pratiche, potrete risollevare il livello dell’attenzione. Generalmente si utilizzano all’inizio (per attirare l’attenzione del pubblico), verso la parte centrale della presentazione-lezione (per risollevare l’attenzione) e verso la fine (per creare un ancoraggio positivo all’evento).
Un trainer in PNL possiede anche altre risorse per coinvolgere il suo pubblico. Ad esempio, esporre utilizzando predicati Visivi, Auditivi e Cenestesici. In questo modo riesce a mostrare efficacemente i suoi concetti, può parlare di diversi argomenti senza far calare l’attenzione e può far toccare con mano la validità dei suoi insegnamenti. Chiaramente, utilizzare anche il linguaggio ericksoniano per predisporre all’apprendimento la sua platea può rivelarsi una strategia vincente. In realtà, un Trainer in PNL dispone di una serie di strumenti linguistici che gli permettono di predisporre positivamente lo stato emotivo degli ascoltatori. A volte stupisce sentire, dopo un’intera giornata d’aula in full immersion: “E’ passata velocemente e piacevolmente”, nonostante siano stati toccati argomenti molti tecnici. Ma non bisogna pensare che sia solo una questione di tecniche: in realtà un buon Trainer in PNL ha un particolare approccio ecologico verso l’aula e le persone che lo circondano; per questo motivo raggiunge spontaneamente determinati risultati. Potremmo dire che le tecniche sono lo strumento iniziale che permettono l’evoluzione della persona che le utilizza. Ma non bisogna illudersi che la sola conoscenza delle tecniche automaticamente permetta di raggiungere le mete. Se sinceramente non “ci si mette nei panni degli altri”, non si utilizza “un approccio aperto verso le convinzioni altrui”, non si è “sinceramente interessati al benessere degli altri”, potrete conoscere tutte le tecniche “super segrete” di questo pianeta ma avrete sempre risultati a breve termine. Questo avviene perché non create sinceramente empatia, elemento che è alla base della PNL.
Esaminiamo alcuni accorgimenti che possono essere utilizzati anche da chi non è un esperto in PNL:
1. Entrare in aula con giusta attitudine mentale
2. Rispondere alle domande senza nascondere nulla
3. Adattarsi alla direzione che l’aula suggerisce (pur rimanendo “centrati sul bersaglio”)
4. Mai giudicare le obiezioni
5. Utilizzo del silenzio
1. Entrare in aula con giusta attitudine mentale
Qualsiasi problema abbiate dovete lasciarlo fuori dall’aula. Bisogna rivolgere tutte le energie verso il pubblico. Che stiate vendendo, parlando ad un platea di decine di persone o svolgendo una lezione, è fondamentale “esserci con la testa”. Al pubblico, magari, potrebbe anche importare che voi abbiate qualche problema personale, ma loro sono di fronte a voi per aver il massimo.
La gente vuole nozioni trasferite nel miglior modo possibile. Nella comunicazione tutto quello che pensate si riflette nella vostra fisiologia dato che trasmettete inconsciamente il vostro stato interno. Se esponete con un minimo di entusiasmo, comunicherete questo contagioso stato emotivo coinvolgendo l’aula.
Una tecnica per influenzare il vostro stato interno e di conseguenza la fisiologia esterna consiste nel “sottotesto”. Mentalmente dovete ripetere un frase ciclicamente (come se fosse un mantra), almeno nella fase iniziale. Ad esempio, se sono terrorizzato al solo pensiero di parlare davanti a 50 persone, posso ripetere mentalmente:
“Parlo davanti a vecchi amici, parlo davanti a vecchi amici, parlo davanti a vecchi amici…”.
La ripetizione di questa frase influenzerà la vostra comunicazione non verbale e inconsciamente trasmetterete tranquillità. Non è semplice adottare il sottotesto e parlare contemporaneamente. Infatti non dovrete usarlo durante tutta l’esposizione ma solo nella parte iniziale e quando sarete insicuri. Con un po’ di allenamento è possibile utilizzare questa tecnica efficacemente.
2. Rispondere alle domande senza nascondere nulla
In qualsiasi tipo di esposizione, che siate un formatore, un venditore o altro, di fronte a domande o obiezioni dovete sempre mostrare di essere sicuri di voi stessi. (…)
(…) Ad esempio, durante alcune conferenze è accaduto che alcuni partecipanti abbiano fatto domande insidiose; in questo casi il mio atteggiamento è sempre sicuro rispondendo direttamente alle domande. Evito frasi del tipo: “Prendete nota vi risponderò in seguito”.
Un simile atteggiamento può essere frainteso come paura di rispondere. Ricordate sempre che quello che fate con una singola persona si ripercuote su tutto il gruppo che avete di fronte. Posso comprendere che alcuni non amino essere interrotti durante l’esposizione in quanto vi è il timore di perdere il filo del discorso. Per esperienza, invece, io preferisco che il pubblico mi faccia domande in quanto questo permette di “personalizzare” la mia esposizione. Chiaramente vi possono essere delle eccezioni: alcuni partecipanti possono esagerare con continue domande. Dopo un iniziale atteggiamento di disponibilità vi consiglio di tagliare con decisione mostrando sempre rispetto. Dato che dovete mantenere il rapport con l’aula, se vi fate interrompere continuamente, rischiate di creare disarmonia con la maggioranza. Generalmente questi casi sono rari ma possono verificarsi.
3. Adattarsi alla direzione che l’aula suggerisce (pur rimanendo “centrati sul bersaglio”).
Questo punto si ricollega al precedente: le domande possono essere uno spunto vantaggioso per adattarsi al gruppo. Chi inizia una presentazione ha una linea guida da seguire, una serie di passi e un obiettivo da raggiungere. Molti amano usare le slides (anch’io durante esposizioni molto tecniche) in modo da non farsi distogliere dalla “strada” da percorre. Personalmente ritengo che quando il pubblico sollecita una direzione diversa (rimanendo invariato l’obiettivo) è possibile adattarsi: questo tipo di esposizione flessibile permette di mantenere il rapport e soddisfare maggiormente le aspettative. Naturalmente, sconsiglio di farlo se la “deviazione” è eccessiva o rischia di cambiare l’obiettivo finale dell’incontro.
4. Mai giudicare le obiezioni
Le obiezioni sono dei blocchi di resistenza che vanno prima compresi e in seguito sciolti . Non serve a nulla ignorarle o (peggio) attaccarle e/o deriderle. Dovete sempre rammentare che quello che fate ad un singolo partecipante si ripercuote su tutta l’aula. Ogni critica è sempre un’ottima osservazione (per quanto apparentemente banale possa apparire) e deve sempre essere accolta con cortesia e rispetto. Bisogna mantenere questo atteggiamento anche quando le domande sono ambigue, implicitamente offensive e con l’obiettivo di mettervi in difficoltà. Soprattutto in questo ultimo caso è fondamentale mostrarsi aperti. Durante una presentazione un partecipante mosse delle critiche infondate. Cercavo sinceramente di comprendere cosa volesse dirmi e mantenevo sempre un atteggiamento aperto. Invece, questa persona continuava ad incalzare nonostante mostrassi di essere parzialmente in accordo con lei. Alla fine fu allontanata dalla presentazione dagli stessi partecipanti che videro nei suoi interventi solo un modo per rovinare la conferenza. Sono convinto che se mi fossi comportamento in modo diverso, attaccando il partecipante o ignorando le sue osservazioni, avrei rovinato il rapport con l’intero gruppo. Invece, si era creata una qualità empatica talmente elevata che la gente prese le mie difese.
5. Utilizzo del silenzio
Cosa bisogna fare se c’è gente che vocifera e disturba l’esposizione? Generalmente nelle grandi conferenze non arrecano disturbo ma in situazioni più modeste potrebbero rovinare la presentazione. Atteggiamenti immediatamente aggressivi sono deleteri. Ad esempio, frasi come:
“Se avete qualcosa da dire, uscite fuori”, o “rendeteci partecipi”, potrebbero infrangere il rapport. Infatti, non potete mai sapere chi sono questi individui e in che modo sono (se lo sono) collegati con il resto dei partecipanti. Un sistema molto efficace e che permette di mantenere il rapport si realizza nel smettendo di parlare e osservare con tranquillità chi disturba; in seguito riprendete come se nulla fosse accaduto. Se si dovesse ripetere l’evento, non dovrete fare altro che utilizzare il silenzio. Per esperienza i “disturbatori” smettono in quanto mettete in atto un sottile sistema di pressione psicologica che apparentemente non è aggressivo.
In questo breve articolo ho cercato di fornire una serie di suggerimenti da applicare in base alle circostanze. Consiglio sempre un approccio empatico ma in alcune situazioni può rendersi necessario un atteggiamento autorevole (non autoritario) per riprendere le redini della situazione. Dovete sempre tenere a mente che in quel momento voi avete un ruolo di leader. È anche vero che chi ha il ruolo di leader non sempre ha le capacità di leadershi .
Un vero leader deve possedere le seguenti capacità:
1. Self Skills
2. Capacità di relazione
3. Capacità di pensiero strategico
4. Capacità di pensiero sistemico
1. Self Skills
Si riferisce a come il leader impiega se stesso in una particolare situazione.
Permette di far scegliere o progettare lo stato più adatto, attitudini, criteri e strategie con le quali affronta le situazioni.
2. Capacità di relazione
Comprendere, motivare e comunicare con gli altri. È l’abilità di entrare nella mappa del mondo altrui, comprendere obiettivi e problemi.
3. Capacità di pensiero strategico
Si tratta di abilità per definire ed ottenere specifici obiettivi. Il primo passo consiste nel determinare lo stato desiderato. La chiave più importante di questa capacità consiste nell’individuare quali agenti e operazioni sono efficienti ed effettivamente muovono il sistema dallo stato presente verso lo stato desiderato
4. Capacità di pensiero sistemico
Si riferisce ad effettive capacità di problem solving. Questa è la capacità posseduta dai leader più maturi.
Ci si può rendere facilmente conto come queste capacità ben si adattano a chi parla in pubblico.
